Uno de los aspectos más importantes para mejorar la productividad es organizar nuestro tiempo y llevar a cabo una agenda ordenada.
A veces, durante la jornada laboral vamos realizando distintas tareas hasta que algo tiene más importancia y dejamos otras actividades a medias. Las actividades que teníamos planeadas para un día, se nos olvidan o no nos da tiempo de completarlas y las vamos posponiendo durante dias e incluso semanas. Por este, y otros motivos, es importante tener organizada una agenda en la que plasmar todas las tareas, reuniones o datos importantes para el día a día.
Para tener una agenda bien organizada lo más importante es priorizar. Para ello podemos dividir las actividades en tres grupos:
- Tareas muy importes: son aquellas que no podemos aplazar para otro momento. Por ejemplo, reuniones de trabajo, plazos de pago, plazos de entrega al cliente, etc. Es importante conocer cuánto tiempo nos va a llevar esa tarea (incluyendo contratiempos), de esta manera nos habrá que posponer o retrasar otras actividades.
- En segundo lugar, están las tareas poco importes. Estas actividades podemos aplazarlas en nuestra agenda. Podría ser alguna reunión no tan importante, informes, etc.
- Por último, las actividades de rutina son aquellas tareas que hacemos en nuestro día a día. Forman parte de la rutina y aunque no estén apuntadas en una agenda contamos con ellas para cada día.
A continuación, te damos algunos consejos para organizar bien tu agenda de trabajo. Es recomendable coordinar tu agenda con la de otros compañeros o el jefe, de esta manera evitaremos interrupciones inesperadas mientras realizamos otras tareas. Para hacer esto posible hace falta colaboración entre compañeros y demostrarles la importancia de mantener coordinadas las agendas. Esto nos ahorra perder el tiempo, algo muy perjudicial en el ambiente laboral.
Además, también es favorable dejar claras las actividades a los compañeros para que no se retrasen y se conozcan los plazos de entrega. Esto podemos comunicarlo de manera escrita; por ejemplo, en correo electrónico para que no haya malentendidos.
Otro consejo es dejar espacios en blanco entre tarea y tarea. De esta manera, si te retrasas en algo no tendrás que ir aplazando todo rápidamente. Dependiendo de la actividad puedes dejar más o menos espacio en blanco; por ejemplo, en el caso de una reunión es recomendable dejar más espacio que para una actividad más rutinaria.
Además, hay que intentar en la medida de lo posible terminar cada día las tareas que teníamos planificadas para esa jornada. Aunque tengas que quedarte un poco más es mejor acabar lo que tenías pensado para ese día, de lo contrario la tarea pasará al día siguiente y aplazará otra actividad programada.
Por este mismo motivo, es importante conocer los tiempos que nos llevará cada tarea y dejar también espacios de descanso. Una vez que comiences a usar la agenda sabrás lo que has hecho en cada momento y cómo has invertido tu tiempo durante el día.
Una de las herramientas más conocidas y recomendadas para llevar tu agenda online a cualquier sitio es la aplicación móvil Evernote. Podrás anotar todas tus ideas y tareas pendientes a través de texto, imágenes, audios, capturas de pantalla… Además. también dispone de extensiones de Google Chrome para que puedas agendar tus lecturas online o tus favoritos en redes sociales. Si quieres más funcionalidades, en su versión de pago te permite trabajar en equipo compartiendo libretas que recogen las tareas.
En nuestro Centro de Negocios In22 tenemos a tu disposición un completo servicio de gestión de agendas. Gracias a nuestro servicio podrás dedicar el tiempo exclusivamente a tu profesión. Nosotros nos encargamos de las tareas administrativas y te informamos en cada situación. Además, podrás consultar tus citas y contactos on-line desde cualquier lugar.
Aunque nuestro servicio está principalmente dirigido a profesiones liberales (médicos, psicólogos, abogados, etc.), es adaptable a cualquier tipo de actividad profesional.