Toda reunión de trabajo, por breve y simple que sea, requiere de una preparación previa. Las reuniones, tanto de trabajo con la propia empresa, como con clientes, son imprescindibles para ver si se cumplen los objetivos y tratar varios temas de importancia.

Algunos de los aspectos esenciales de cualquier reunión son: tener bien definidos los contenidos que se van a tratar y saber quiénes van a asistir. Además es necesario marcar previamente la duración de la misma y saber qué  tiempo se va a dedicar a tratar cada tema.

Por supuesto, uno de los aspectos más importantes es contar con un especio físico adaptado a las necesidades de la empresa y de la reunión. Es recomendable que el lugar donde se desarrolle la reunión esté bien comunicado para que las personas y clientes puedan desplazarse hasta el lugar con facilidad.

Otro aspecto importante es el espacio que haya en la sala de reunión, pues tiene que ser amplia en el caso de ser varias personas. Por lo contrario, si se reúnen pocas personas una sala muy amplia daría sensación de vacío. También tenemos que cuidar la comodidad y la atención durante la reunión.

Estos son tan solo algunos de los imprescindibles de una sala de reuniones, pero no debemos olvidar uno de los más importantes: la tecnología.

Tecnología y aplicaciones para preparar una reunión

La tecnología ha ido cobrando cada vez más importancia en nuestro día a día y también ha llegado a las reuniones, facilitándolas y ofreciéndonos varias herramientas útiles. Iluminación led, video mapping, códigos QR, apps, tarjetas de visita electrónicas…son tan solo algunas de las novedades que permiten organizar reuniones de forma más ágil y eficaz.

Por supuesto, no puede faltar tecnología básica como una buena conexión Wifi. Esta debe ser muy rápida, estar disponible en todas las zonas donde se vaya a desarrollar la reunión y contar con un buen sistema de seguridad, que evite el robo de datos personales o la suplantación de identidad. Además, son necesarias monitores de TV, pantallas táctiles donde poner exponer temas, teléfono, proyector, sistemas de audio, etc.

Gracias a la tecnología  la reunión podría ser visualizada desde cualquier dispositivo en cualquier momento (por ejemplo se puede conectar alguien por Skype si no puede acudir). Estas son las conocidas videoconferencias y el video en streaming.

Uno de los grandes beneficios de la tecnología es que el material utilizado (presentaciones, documentos, vídeos, etc.) es mucho más interactivo, atractivo y por lo tanto es recibido con mayor expectación.  Además, existen nuevos formatos para ofrecer la documentación (ya no se utilizan tantos papeles sino que podemos entregar un CD con la información o compartir un archivo desde la Nube).

Por supuesto, la tecnología trae consigo la creación de aplicaciones para smartphones o tablets que permiten organizar mejor una reunión. Algunas de estas apps son:

  • Evernote: Es como un cuaderno online donde puedes escribir tus ideas, puntos a tratar, organizarlo por carpetas y además tomar fotos y audio. Al ser multiplataforma y en la nube, las notas que tengamos las podremos leer o editar en cualquier otro dispositivo de forma sincronizada.
  • Any.Do: con esta herramienta puedes crear tareas en cuestión de segundos a medida que va transcurriendo la reunión.
  • Mind Meister: sirve para realizar mapas mentales e ir anotando los conceptos de forma gráfica en la app, para luego, con lo anotado en Evernote ir completándolo.
  • Meetin.gs: Esta app permite la edición de documentos y tiene opciones para compartir material (notas, ficheros), manejar agendas, invitar contactos, etc. Se integra perfectamente con Dropbox, Skype, servicios de calendarios y redes sociales (también vía móvil). 

Estos son algunos ejemplos de cómo la tecnología nos ayuda en las reuniones de trabajo y además adquiere un papel fundamental. Hoy en día no se podría llevar a cabo una reunión sin Wifi, pantallas, proyectores, o herramientas que permitan compartir y mejorar las ponencias. En nuestras salas de reuniones encontrarás todo lo necesario para llevar a cabo una buena reunión.