Las reuniones, tanto de empresa como con los clientes, son imprescindibles para tener una buena comunicación, estar al día y ver si se cumplen los objetivos establecidos.

Uno de los aspectos más importantes de una reunión es que esté, desde el principio, bien organizada, pensada y con un objetivo final. Uno de los primeros pasos cuando se va a organizar o planificar una reunión es saber si nos reuniremos de manera física o por lo contrario será online.

Cada vez son más frecuentes las reuniones online gracias a las aplicaciones y la evolución de la tecnología en los últimos años. Estas videoconferencencias pueden ser más sencillas de llevar a cabo con algunas herramientas como Skype. Esta es la actual líder en cuanto a llamadas vía internet y cuenta con una interesante opción de videollamadas grupales. Puede ser muy útil para contactar con los miembros del grupo de trabajo o hablar con clientes conectados.

Otra de las mejores opciones para realizar una reunión online es la herramienta de Hangouts de Google+. Con ella tendremos a nuestra disposición (y de forma gratuita) videoconferencias con decenas de contactos, la posibilidad de trabajar colaborativamente con Google Docs o compartiendo la pantalla, compartir archivos y notas, chatear, conectarse desde sus aplicaciones para móviles, etc. 

Algunos de los beneficios que tienen este tipo de reuniones es que permiten conectarnos desde cualquier lugar, no tenemos que estar en la misma ciudad si en el mismo país. Además, ahorra tiempo ya que no hay que desplazarse hasta el sitio concreto o la oficina, y por lo general, la puntualidad a la hora de empezar es mayor si la reunión es online que si es offline.

Al igual que beneficios, también hay inconvenientes. El mayor problema es que no hay contacto físico y esa distancia puede resultar decisiva en muchas ocasiones, sobre todo en procesos de negociación. Otros problemas pueden ser los problemas de conexión o los fallos tecnológicos que se pueden dar, en estos casos, se suele perder bastante tiempo.

Tampoco es positivo el ruido de fondo (habrá que encontrar una sala silenciosa para la reunión online) o el escuchar la conversación demasiado baja. Además, el tener una reunión online tiene otro “peligro” y es que nuestros oyentes pierdan la atención o se aburran durante nuestra intervención. Esto es más fácil de solucionar si la reunión es en persona.

Por otro lado, tenemos la opción de realizar una reunión en persona, reuniones offline. En estas reuniones es más sencillo plantear distintos puntos de vista e ideas y también debatirlas. Es importante organizarlas bien, tanto la hora de comienzo como los puntos a tratar.

Para que una reunión sea óptima es importante planificarla con antelación, saber los temas que se van a tratar y establecer un tiempo límite para cada uno de ellos. Además hay otros consejos que ayudarán a tener una buena reunión, te los contamos aquí.

Uno de los inconvenientes es que este tipo de reuniones tienen que ser limitadas en cuanto a número de participantes. Lo recomendable es que en la reunión haya 7 participantes.  Si su reunión está prevista que dure una hora y quiere que todos participen, más de siete personas es casi imposible. Todos deben tener tiempo de hablar.

En Inbocita 22 nos encargamos de preparar el espacio para tu reunión, podrás elegir entre salas de varios tamaños, todas ellas equipadas con la mejor tecnología, Wifi, y todo lo necesario para llevar a cabo tu reunión con éxito.