Ya hemos hablado de los pasos a seguir para preparar una reunión. Algunos de los fallos más comunes es el realizar pocas (o demasiadas) reuniones, alargarlas más de lo necesario o no llevar un buen guion de los temas a tratar.
Antes de plantear, incluso de planear un reunión, debemos saber cuál es el objetivo de esta. Puede ser para informar a los empleados sobre algún tema de la empresa, para ver si se han cumplido los objetivos de nuestro cliente, o para buscar soluciones a algún problema.
Uno de los consejos más importantes a seguir para una reunión exitosa es planificar el encuentro e informar al equipo. Si se pretende efectuar una reunión de trabajo hay que avisar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo a través de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán. De esta manera los asistentes ya saben los temas a tratar y cuánto tiempo les llevará la reunión.
Otro consejo para comenzar bien y acabar puntuales la reunión es exigir puntualidad a los asistentes. Según los expertos es necesario insistir en la puntualidad, ya que así será posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la reunión (lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos de duración). En caso de que los asistentes no sean puntuales, la reunión no debe retrasarse más de cinco minutos por respeto a los presentes y para no retrasarles en sus tareas de después.
Por supuesto, si queremos que la reunión sea exitosa y se cumplan los objetivos debemos elaborar una agenda de contenidos con los temas a tratar. Esto es beneficioso ya que si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer. Además, hay que acotar los temas según lo pactado y que cada tema tenga un tiempo establecido máximo.
Otro aspecto que importa para llevar a cabo una buena reunión es el espacio de trabajo. Este debe ser un lugar cómodo para todos los asistentes, por ejemplo, hay que tener en cuenta la iluminación, ventanas, sillas, climatización, lugar geográfico de reunión, etc. Por supuesto, no hay que olvidarse de las instalaciones tecnológicas necesarias. Es importante que el entorno esté bien adaptado con instalaciones tecnológicas. Disponer de Wi-Fi o de pantallas será un punto a tener en cuenta.
En cuanto hay interlocutor principal de la reunión, tiene que saber manejar los tiempos y también el tono de la reunión. Un buen moderador sabe identificar cuándo la audiencia necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se sienten incómodos, y cuándo es necesaria una pausa.
Además y respecto al tema anterior, hay que evitar en la medida de lo posible los monólogos. Que una reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor.
Al acabar la reunión, es recomendable dar las gracias por el tiempo y repasar los puntos clave. También se puede mandar posteriormente un correo en el que se hable de los puntos clave de la reunión a modo de resumen. Esto es importante para tener el feedback de las personas que asistieron a la reunión. Además esto nos ayudará a corregir errores y planificar futuras reuniones, implementando ciertas mejoras.
Estos son algunos de los consejos y recomendaciones que os damos para llevar a cabo una buena reunión y que salga todo según lo planificado. Recuerda que en nuestro centro de negocios ponemos a tu disposición todo lo necesario para cumplir los objetivos de tu reunión.